医院实物档案的现状与对策
医院实物档案的现状与对策 医院实物档案是医院卫生、科研管理及对外交往等各项工作中形成的对医 院和社会集体有收藏价值的各种特殊载体的档案，在一定程度或某些方面反映医 院的发展史和荣誉史，其地位和作用是其他载体的档案所不能替代的。本文通过 分析医院实物档案现状、存在问题，提出新的管理措施，为今后更好地开发利用 实物档案提供参考。一、医院实物档案的归档范围 1.医院或个人在各种公务活动中所获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、 荣誉证书等；
2.公务活动中获赠的纪念品；
3.上级领导、知名人士的题词、字画等；
4.自医院成立以来使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成 的纪念品和宣传品；
5.其他有保存价值的实物。
二、医院实物档案的特点 实物档案形成时间的不确定性。证书、奖牌等形成的实物档案，反映医院、 科室（组织）、个人所取得工作成绩的物品，它必须以医院的工作实绩为基础。
成果的取得并非以人为的主观意志为转移，因而档案室无法预知医院、科室（组 织）、个人在哪个时段会产生实物档案，很难及时准确地收集到所需档案。
三、医院实物档案管理现状 1.实物档案收集不全。医院在医疗、教学、科研和其他各项活动中，直接 形成了一批具有保存价值的历史记录，这些记录包括文字、声像、实物，然而在 档案管理建设中，对文字、声像档案比较重视，由于实物档案载体形态各异，没 有一个统一规范的实物档案整理标准。对实物档案的收集整理、开发利用等工作 相对忽视。目前医院实物档案归档较乱，有些科室或组织的荣誉证书、奖状、锦 旗、奖牌、奖章等被科室或个人保管，未统一收入档案室管理，会造成实物档案遗漏、遗失。
2.归档的实物档案存放较乱。因许多荣誉类实物年份跨度较大，平时利用 不多，且档案人员变动，故未作统一整理、归类放置和管理。待遇到医院院庆、 搬迁改造等大型活动需编纂材料或实物展出时，造成查找困难。
3.老院区放置实物档案的处室较简陋、狭小，无防霉、防磁、防光等防护 措施。
四、规范实物档案管理的措施 针对以上存在问题，医院将规范实物档案管理作为本年度管理创新项目， 重点做好以下几项措施：
1.统一实物档案归档范围和要求，要求相关科室（组织）自形成实物档案 后三个月内向医院档案室移交，由于特殊原因应归档的实物确实需要在有关科室、 组织保留一段时间的，也应先移交档案室拍照登记，再办理借用手续。
2.任何科室、组织、个人不能随意将应归档的实物据为己有或转送他人。
归档的实物要保持干净、整洁、无破损。
3.个人在公务活动中获得的奖杯、证书、纪念品等实物档案应先由医院档 案室拍照登记，再交由个人保管。
4.对所有归档的实物进行拍照归档，所拍照片纳入医院照片档案的管理。
一般情况仅提供实物档案的电子查阅，如必须借用实物档案原件，严格办理借用 手续。尽量避免实物档案因外借造成破损、遗失风险。如目前我们档案室已整理、 收藏具有珍贵意义的荣誉证书（奖状）132件、集体锦旗41件、奖牌25件、奖杯 17件，上级领导、知名人士的题词（签名册、字画）12件、纪念品30件，录像带 （专题片）13件，光盘（软盘、硬盘）188件，合格证（许可证）40件，各类印 章102枚，均已分类整理、标签编制、编目成册、分类保管。2016年已查阅、利 用85次，主要用于编写医院宣传画册、年鉴、卫生志、各类汇报材料，制作中医 文化周宣传展板等。档案室同时提供电子查阅与实物借用服务，且以电子查阅为 主，实物借用为辅，进一步提高了实物档案查阅利用的效率和质量。
5.由于实物档案既能直观地反映历史，又较为稀少，所以一般作永久保管。6.实物档案库房建设要符合标准，如我院档案室搬迁至新院区后，严格按 照建设标准，档案库房配备了符合“九防”（即防潮防高温、防有毒气体、防虫防 鼠、防尘、防火、防盗、防光、防紫外线、防污染）要求的设施设备，确保实物 档案完好无损。并建立荣誉展示柜、陈列墙、中医文化长廊、中医展示馆等，将 医院历年取得的、具有珍贵意义的荣誉证书、奖状、锦旗、奖牌、奖章，上级领 导、知名人士的题词、字画、牌匾及纪念品等予以展示，充分展现医院光荣的发 展史，提升实物档案的利用价值、鉴赏价值。