管理心理学在档案管理中的应用
管理心理学在档案管理中的应用 摘要: 档案管理工作的枯操性、复杂性、繁琐性, 往往容易导致管理 人员情绪低落、成就感不高, 从而产生职业倦怠。将管理心理学运用到档案管理 中可以最大限度地调动档案工作人员的主动性、积极性和创造性, 提高工作绩效, 完善和优化我国档案管理机制。关键词: 管理心理学;
档案管理;
职业倦怠 要建立具有中国特色的档案工作管理体制, 就要首先重视和研究档 案工作人员的心理行为问题。因为人是最基本的生产力, 是社会的主体, 也是档 案工作部门的主体。档案管理心理学就是一门研究如何最大限度地调动档案工作 人员的主动性、积极性和创造性的科学。研究这门科学, 有助于建设一支具有社 会主义精神文明的档案工作队伍, 提高队伍素质, 促进档案工作效率提高, 从而 加速档案管理科学、现代化的进程, 同时也是践行“以人为本”的科学发展观。档 案事业的成败关键在人, 抓档案工作的切入点是档案管理人员素质的提高。档案 管理人员除了具备良好的政治思想素质、文化业务索质和身体素质外, 还必须具 备良好的心理素质, 这是完成档案管理活动的基本条件和重要保证。
一、档案管理过程中存在的主要心理问题 档案管理人员的职业心理问题可称为职业倦怠症, 又称“职业枯竭 症”, 它是一种由工作引发的心理枯竭现象, 是上班族在工作的重压之下所体验 到的身心俱疲、能量被耗尽的感觉, 这和肉体的疲倦劳累是不一样的, 而是缘自 心理的疲乏。据专家介绍, 按照国际公认的定义, 衡量职业倦怠的三项指标分别 为: 情绪衰竭、玩世不恭、成就感低落。
(一) 档案管理人员职业倦怠的表现特征 据《职业倦怠自治手册》, 判断一个人是不是有职业倦怠, 第一是看 你的情绪是不是衰竭了, 第二是看你是不是玩世不恭, 第三是看你的成就感是不 是低落。职业倦怠会给人带来不良的情绪, 而且影响我们的人际关系, 影响我们 的快乐和工作效率。档案工作是单位的一项重要的基础工作。涉及门类广、时间 跨度大, 相比其他职业, 往往更具枯燥性、复杂性、繁琐性。因此, 档案工作人 员更易产生职业倦怠。笔者调查发现, 产生职业倦怠的档案管理人员一般具有以 下行为特征:第一, 对档案工作丧失热情, 对前途感到无望。情绪烦躁、易怒, 对 人和事漠不关心。第二, 工作态度消极, 对档案管理工作没耐心, 徽衍了事甚至 经常出错, 工作责任感减退, 惶惶不可终日。
第三, 对档案工作的重要性和价值评价下降,工作常常迟到早退, 有 的甚至开始打算转岗位, 后悔选择了档案管理上作, 有无力感或降低个人成就感, 消极地评价白己, 对前途感到渺茫。
(二) 档案管理人员职业倦怠产生的原因 (1) 缺乏成就认可和发展的机会。调查发现,一些单位重业务重发展, 却忽视了对档案管理人员的重视。有的单位由于经费的紧张和管理体制问题, 档 案人员缺少培训、进修的机会, 知识落后。档案工作缺乏先进科学的管理模式, 个 人发展受阻, 而同代人却因不乏机会而遥遥领先, 在职称评定、工资待遇上也体 现出不平衡, 时间长了, 难免有失落感。档案工作相对于其他职业来说, 各工作 环节、操作程序化明显受条例、规则限制, 长期跟文件、资料、档案、电脑打交 道, 工作琐碎、单调、枯燥, 重复性较强, 缺乏新鲜感, 缺少机遇和挑战性, 个人 能力得不到发挥, 没有成就感, 缺乏认同感。
(2) 工作负担过重, 缺乏工作自主性。档案管理人员干好档案管理工 作不仅需要热情、细心、耐心, 还必须有高度的保密意识, 还要掌握档案管理的 专业知识和相关法律法规知识。由于任务繁杂,往往缺乏工作自主性。
(3) 工作内容或职场环境的失衡。面对大量的档案材料的收集、整理、 鉴定、编目、保管、检索、统计、编研、利用等缺乏自主性的日常工作,经常被 动应付, 容易引起心理疲劳。
(4) 理想与现实之间存在较大的差距。档案记录着一个单位的发展轨 迹。档案管理人员使档案具备成为现代信息机构的基础和可能, 未来的发展应该 是前程灿烂的。但是, 现状与未来之间存在着巨大的差距, 尤其是这种差距长期 未能得到很本性的改变, 使一部分人对未来的前景产生了怀疑, 对档案事业的发 展丧失了信心, 甚至怀疑自已的未来前途, 以致对档案职业失去了兴趣。
二、管理心理学在档案管理中的具体运用 管理心理学(Managerial Psychology) 是把心理学的知识应用于分析、说明、指导管理活动中的个体和群体行为的工业心理学分支, 是研究管理过程中 人们的心理现象、心理过程及其发展规律的科学。
管理心理学以组织中的人作为特定的研究对象, 重点在于对共同经 营管理目标的人的系统的研究, 以提高效率, 在一定的成本控制条件下, 最大限 度地调动人们的积极性和创造性。当今的管理心理学都是以人本思想为前提的, 它有助于调动人的积极性、改善组织结构和领导绩效, 提高工作生活质量, 建立 健康文明的人际关系, 达到提高管理水平和发展生产的目的。管理心理学在档案 管理中的具体运用, 体现在以下几个方面。
(一) 满足合理需要 需要是产生行为的动力源, 满足档案工作人员的合理要求是调动档 案工作人员的积极性的根本途径。档案工作管理部门应对档案工作人员的需求有 一定的了解。档案工作人员不仅有物质需求, 还有精神方面的需求。人都想成为 社会群体中的一员,希望自己能够得到照顾和关心, 这是人的社会性需求, 人还 有包括荣誉、地位、受人注意和人格尊严等内在的自尊需求, 人都有想充分展示 自己才能的欲望, 这就是自我实现的需求。例如, 提高工作地位, 实行工作效绩 奖励制, 不断提高经济收入, 建立新的评价体系, 调整竞争机制, 激发他们的工 作热情, 经常开展档案管理人员的技能竞赛, 激发竞争意识等, 能使他们的郁闷 和疑惑得到及时的排解。
(二) 激励管理 激励主要是指激发人的动机, 使人有一股内在的动力朝着所期望的 目标前进的心理活动过程。激励也可以说是调动积极性的过程。通过激励可以使 档案工作人员充分地发挥其技术和才能, 变消极为积极, 从而保持工作的有效性 和高效率。激励的方式主要有两种: 一是外在激励, 包括福利、晋升、表扬、嘉 奖、认可等;
二是内在的激励, 包括学习新知识和新技能、责任感、光荣感、胜 任感、成就感等;
外在的激励虽然能显著提高效果, 但不易持久, 处理不好有时 会降低工作情绪;
而内在的激励, 虽然激励过程需时较长但一经激励, 不仅可提 高效率, 且能持久。
(三) 个性差异管理 由于个人经历、智力、体力、成长的环境、工作性质、价值观的不同,从而形成相互间的差异。这种差异不仅表现在经验和能力上, 而且表现在某种情 绪因素上, 如态度、信念、气质、理想等。对组织讲, 个性差异有利有弊。一方 面, 个人之间的差异, 反映了各人的特长和优点, 正是创新、解决问题和组织获 得成就的动力;
另一方面, 这种差异又反映了各人的缺点和不足, 是分歧、矛盾、 冲突的起因, 影响组织成就, 造成办事效率低下, 这就要求档案工作的管理者, 应该了解档案人员的差异, 并实行不同的管理办法。第一, 扬长避短。对个人知 识和技能方面的差异, 可以采用一些补救方法。首先对档案工作人员进行培训, 并辅以适当的奖惩措施, 以增强培训效果;
其次是保持个人的心理均衡, 使个人 对自己与环境都有一个比较清楚的了解, 以求得个人的成长, 促进态度与行为的 改善, 增强对环境的适应性。第二, 合理分工。兼顾组织需要与个人专长, 使每 个人都充分发挥自己的才能, 创造工作成绩。第三, 对由于个人差异而产生的矛 盾和冲突, 通常采用或分而治之, 或压制、或疏导, 在不同的情况下, 可以采用不 同的策略,但最基本的也是最有效的方法是疏导。
(四) 提高组织意识, 增强凝聚力 要从根本上长久地调动档案工作人员的积极性, 必须提高他们热爱 档案事业和与档案事业同呼吸、共命运的组织意识。组织意识是档案管理工作凝 聚的“粘结剂”。要使档案工作人员同心协力为档案工作的目标奋斗, 就需要有一 种组织意识把大家凝聚在一起, 并把群体的内聚力变成提高工作效率的动力。提 高组织意识注重三个方面: 一是培养档案管理工作的集体意识, 档案管理工作的 集体意识就是“档案团队精神”, 培养档案工作人员的共同价值观, 使每个人都有 一种工作的自豪感和自信心;
二是使档案工作人员之间建立相互信任关系。在组 织成员之间形成关系稳定、彼此坦诚的文化氛围, 三是档案工作人员之间建成密 切合作关系。在相互信任的基础上, 档案工作人员之间形成相互依赖, 休戚与共 的团体意识及求大同、存小异的团结精神, 使档案部门成为一个有战斗力的集体。
(五) 体现“以人为本”的管理理念,优化个人心理、生活和工作的管理。
档案管理部门的管理者应尽可能突出情感化的管理特色, 营造宽松 和谐的工作氛围, 组织相关的心理培训和学习, 引导档案工作人员正确认识自我, 认清自我价值, 提高自身对心理健康的认识能力和运用心理策略的能力, 从而寻 求积极的方式对自己的心理、生活和工作进行管理。