关于中小企业存货管理问题的思考
关于中小企业存货管理问题的思考 一、引言 存货是企业储存的以备领用的材料，或储存的以备出售的产品等商品。存货的运转，就相当于整个企业的经营运转。存货运转的好坏，代表着企业经营 管理的的有效程度，资金占用水平的高低，是否能给企业带来更多的经济效益， 维持着企业的正常运行。存货是企业的重要资源，是生产经营运转中的必不可少 的流动资产。随着社会主义市场经济的发展，存货管理已成为现代企业资产管理 的重要部分，也是中小企业企业管理不可或缺的一项管理。通常，存货占比为50% 左右，企业资产管理的核心是对存货有序地、有计划地、有效地管理。
存货管理是企业仓储部门对存货从接收、保管、发出等方面分门别类 地进行有效管理，并为领导决策分析提供准确及时的依据。有效的存货管理可以 保证生产和销售需要而占用较低的存货储备；
防止生产和销售部门由于职能的偏 见而提高存货水平，防止占用过多的资金，来谋求企业全局性的利益，可以帮助 企业仓库管理人员做好库存商品的管理，减少库存占用成本，增加存货的使用价 值，发挥存货一切可利用的潜能。
二、中小企业存货管理存在的现状和问题 目前，中小企业在存货管理方面已经做了很多努力，普遍设立了存货 管理，并设置内控部门予以监督评价，一定程度上也取得良好的效果。但是，中 小企业仍存在诸多问题，影响了经济效率的提高，具体主要体现在以下方面：
（一）存货的管理流程不规范，内部控制制度不健全 存货的购进和验收，都由采购部门全权负责，不仅违背了不相容职务 相分离的制度，而且可能给企业带来一定量的损失，比如：采购人员为了一定的 佣金和回扣，购进的存货实物与采购合同的进货标准不一致，以次充好，将会影 响企业生产的产品质量，进而会给企业带来负面影响，并减少企业整体的利润水 平。
存货的仓库管理部门负责存货的保管工作，并按照中小企业制定的存 货保管制度定期盘点存货，做好存货的增减、报废处理。对于接收入库的存货， 仓库保管员未就该批存货填制入库单，只是将入库存货名称、数量、金额录入电脑中的存货入库流水账，月底，仓库管理部门没有将入库原材料流水账传递给财 务部门，财务部门没有依据地进行原材料入库记账，只是根据仓库管理部门填制 的入库单进行存货记账，这样做，推迟了企业存货的入账时间，财务部门的存货 明细账将不能准确地为企业生产运营管理提高决策分析。
仓库管理部门负责存货的发出管理，没有负责人的审批单，只是口头 传达领用存货，仓库管理员根据领用的存货填制领用单并签名，没有负责人的簽 名。月底，仓库管理部门根据自制的存货领用单汇总一个存货领用明细表移交给 财务部门，财务部门就此做存货出库明细账，看似没有出现大问题，其实不然， 领用人领用的存货是否真正用于企业的生产经营中，或者被领用的存货是否浪费 掉。对于存货的赊销方面，销售部门口头传达企业领导的欠款发货审批，仓库管 理部门没有收到欠款发货审批单，只根据口头传达就对外发货。这样，有时销售 部门为了提高自己部门的销售业绩，可能向虚构客户发货，然后再以质量等原因 退货，企业的销售成本将增加，企业整体的利益将会受到影响。
仓库管理人员的职责权限划分不明确，不相容职务不相互分离。一个 仓库管理人员既办理存货的收发存相关工作，又登记存货明细账，违背了不相容 职务相分离的内部控制原则。中小企业没有针对仓库保管制定具体的内部控制制 度，使内部控制流于形式，没有实质意义。
（二）存货管理的信息化建设不先进，存货信息传递不及时 对于大多数中小企业来说，存货管理仅是建立存货账本并手工记账结 账，导致存货数据记录容易丢失和传递不及时，影响数据汇总，不利于企业及时 做出正确的决策。
购进和发出存货，仓库管理人员没有及时地将相关存货的单据传递给 财务部门等其他部门，违背了会计信息的及时性和真实性。存货数据不真实可靠， 影响财会部门对存货数据的分析，无法为企业管理提供有效的决策。对于存货的 缺失、报废、毁损等，仓库管理人员若没有及时向领导报告，领导不能及时得到 存货短缺的信息，也就不能及时做出正确指导，将会给企业的经营发展带来不利 的影响。
（三）存货管理无固定科学合理的方法，不利于存货有效管理 中小企业的诸多存货大多是按传统的存货管理方法管理的，有时并不适应现行企业存货管理模式，不能科学合理的管理和使用存货，不仅管理存货费 时费力，而且不能及时、准确地给企业的资产管理提供有效的数据，一定程度上 降低了工作效率和准确度，影响企业经营决策的正确制定。
（四）仓储人员业务能力有待提高，职业修养不高 中小企业招聘仓储人员时要求不高，能写会算就符合要求。其实不然， 大多数仓储人员对仓储流程不懂，存货保管方面知识欠缺。在存货验收、保管、 发出上，经常会出现错误，工作效率降低，存货数据得不到有效记录和汇总。此 外，仓储人员做事态度有些敷衍了事，不能尽职尽责，全力做好仓储工作。
三、加强中小企业存货管理的对策措施 （一）完善存货管理的内部控制制度 中小企业应充分分析存货管理存在的内控问题，加强内部控制制度在 存货问题上的完善，规范存货验收程序和方法，加强存货管理的授权审核机制， 确保存货处于最佳库存状态，详细记录存货入库、出库及库存情况，做到账实相 符，并定期与有关部门进行核对；
建立存货盘点清查制度，仓库管理部门与财务 部门应按月定期盘点，确保存货实物与存货明细账核对相符。存货内部控制制度 的健全，使存货收发存管理工作具体到实践上，内部流程具体化，便于操作，企 业应在内部控制的基础上，完善仓库管理制度及仓库管理人员职责权限。
中小企业应制定定期存货盘点制度，组织相关人员与不相关人员定期对 存货进行盘点，并出具存货盘点报告。此外，企业应当制定内部控制监督制度， 明确内部审计部门在内部监督中的职责权限，规定内部监督的流程，不定期地进 行抽查盘点，及时发现存货存在的问题，并及时采取措施进行纠正。
（二）使用先进的存货管理软件系统，便于存货信息传递便捷 ERP管理系统是现代企业管理的运行模式，它是一个在全公司范围内 应用的高度集成的系统，覆盖了客户、项目、库存和采购供应等管理工作，通过 优化企业资源达到资源效益最大化，既能实现存货的动态监控管理，又能简化存 货盘点工作，实现了准确核算存货成本，大大提高了工作效率。
对于仓管部，可以对原材料、半成品以及成品在多个站点与仓库中进 行下单、贮存、加工和挑拨的管理，做好材料申请、审批和发放及库存的统计和更新。
对于财务部，除可以追踪订单、库存外，对已办理入库未收到发票的 存货，还可以根据仓管部门已填制的入库单做暂估入账，并对已办理出库未开发 票的存货，也可根据仓管部门填制的出库单做出库管理，这样，仓管部门的存货 出入库明细账与财务部门的存货明细账核对相符，月底，定期盘点存货实物，并 与相关明细账进行逐项核对。
（三）控制存货采购审批，加强存货成本管理 大宗采购业务应采用招标管理、集中采购。对于大额的采购合同，应 实行集体决策或联签制度。在相关部门进行授权审批后，采购员应按授权委托进 行签订合同。本着节约的原则，采购员收集各种信息，同类产品货比多家，以求 价格最低、质量最优，确保了生产的正常进行，又有效控制了采购成本，加速资 产周转，提高资金使用效率。
存货采购资金的支付，应由采购部门填制采购资金支付申请单，财务 部门应结合采购合同上的商品名称、规格、型号，付款金额，与实际收到的发票、 实物入库单一一审核无误后，将申请单交由财务经理、总经理签字，然后财务部 门出纳员根据申请单办理付款手续，进行货款支付结算。
在控制采购成本方面，企业财务部门应充分发挥本部门的优势和核算 能力，在不违反中小企业会计制度规定的前提下，采用最合理的成本核算方法计 算存货成本，并使企业成本降到最低。另外，企业其他部门应谨慎使用消耗性物 资，降低消耗量，延长消耗性物资的使用期限，减少了消耗性物资的购买次数， 一定程度上降低了购买成本。
（四）提高仓储人员的综合素质，加强仓储知识的培训 仓储人员作为企业存货管理的必要的一分子，知识的储备与职业道德 素质的修养也是非常重要的。企业应重视对仓储人员综合素质的培养，加大力度 培训，使每一个仓储人员都可以成为能胜任仓储工作的优秀人才，为企业的存货 管理工作贡献自己的力量。
四、结语 解决中小企业存货管理问题的关键，首先需要健全的存货管理内部控制制度，使管理存货有章可尊，有则可循，有据可依，企业可以系统化地管理存 货，有效地降低库存，并降低资金平均占用水平，提高资金使用效率。其次，采 用系统科学合理的存货管理方法，在有效的方法下，存货的收发存管理更加简便、 更有效率。只有做好这些，存货管理才能做得更好，这样企业才能更好更快地经 营发展。