新建本科院校二级学院教学秘书职业发展问题及对策分析
新建本科院校二级学院教学秘书职业发展问题及对策分析 摘要：目前部分新建本科院校二级学院教学秘书队伍建 设不够完善，针对教学秘书职业发展过程中存在业务水平不 高、创新能力不强、职业倦怠且队伍不稳定等问题，提出了 进一步明确岗位职责、强化敬业精神，进一步完善信息平台、 提高工作效率，进一步加强进修学习、提升业务水平，进一 步完善评价体系、打造专业化队伍等相应对策。通过这些措 施的实施，有利于逐步提升教学秘书的职业素养和业务能力， 充分调动教学秘书的工作积极性，消除职业倦怠，实现教学 秘书队伍专业化，从而促进各二级学院本科教学管理水平和 人才培养质量的提升。中图分类号：G712 文献标志码：A 文章编号：1674-9324 （2016）12-0028-02 目前新建地方本科院校增加迅速，但存在建校或升级时 间不长、学校知名度不高、教学资源紧张、本科教学管理经 验不足等问题。为了解决这些问题，学校往往把主要精力放 在专任教师队伍建设、教学基础资源建设、学校知名度提升 等方面，对教学管理队伍建设不够重视。二级学院教学秘书 是高校教学管理队伍中至关重要的一个岗位，主要起到日常 教学事务管理、教学秩序监控和师生关系协调等作用。但是，在目前新建本科院校二级学院中，教学秘书日常事务工作繁 重、学历职称较低、缺乏一定的上升空间，在职业发展上受 限，往往容易引起职业倦怠，进而对教学秘书本人和学院教 学管理带来一定消极影响[1，2]。因此，梳理出二级学院教 学秘书职业发展过程中存在的问题和困惑，提出针对性的解 决方法和措施，提高教学秘书的敬业精神和业务水平，进一 步提升学院的教学管理水平是非常必要的。
一、职业发展过程中存在的问题 1.工作任务繁杂，容易产生职业倦怠。二级学院教学秘 书主要从事学院的教学管理工作，具体负责理论和实践教学 计划运行管理、教学质量监控和教学资源管理等。由于各学 院一般根据学生数量配置教学秘书，每个学院1～3人不等， 其中专职一般只有1人，其他为教师或辅导员兼职，总体处 于缺编状态[3]。并且由于涉及事务繁杂，教学秘书大部分 时间都要在办公室直接处理来自学校教务处、学院各系和实 验中心、学生办公室、教师和学生本人的具体事务，工作任 务非常繁重。但是，如果学院教学秘书在一些管理环节出现 小的失误，如考试安排、课程调整等方面，就将引起教学秩 序混乱，从而造成教学事故。因此，教学秘书心理压力很大， 工作时处处、时时小心，唯恐出现工作失误。在这种巨大的 工作量和心理压力下，又经常处于和教师学生面对面打交道的情况，教学秘书一般都会产生诸如焦虑、强迫、倦怠等心 理隐患，引起职业倦怠问题。
2.学历职称层次低，业务水平不高。二级学院教学秘书 岗位一般由学历、职称比较低的人员担任，有的学校专职教 学秘书几乎全部为初级职称，而且承担教学秘书工作超过3 年的非常少[3]。有的学院教学秘书很多还是专科学历，只 有少部分年轻秘书是本科学历[4]。实际上，大部分新建本 科院校由于从原来的专科教育过渡过来，师资队伍建设跟不 上，学校专兼职教学秘书一般都是初级职称，中高级职称的 很少，而且中高级职称教师也很少有人愿意担任该项工作。
而且有些新进人员马上就被安排到教学秘书工作岗位，没有 任何工作经验尤其是本科教学管理经验。这就造成大部分教 学秘书整体素质不高、解决问题能力不强，整体制约本科教 学管理水平的提高。同时，由于基层教学管理人员的地位较 低，且不被重视，所以针对教学秘书层面的培训、进修机会 就比较少。而且，由于教学秘书事务性工作多，即使有一些 培训、进修机会也往往不能抽出时间去学习，这就导致教学 秘书的业务能力提升很慢、适应本科教学管理的能力偏弱。
3.缺乏上升空间，队伍不够稳定。虽然教学秘书的工作 比较繁杂，但是工作成绩大多都是隐形的，难以量化。由于 教学秘书学历、职称较低，难以主持或参与重要的教学改革或科研项目，难以形成成果，直接造成教学秘书在职称评审、 职务晋升等方面存在困难，进而影响到工资待遇。这些都将 造成教学秘书看不到以后的上升空间和发展方向，工作积极 性和主动性不高。在这种情况下，教学秘书尤其是兼职秘书 更换频繁。有的学校大部分学院都有两年或三年更换一次教 学秘书的情况，有的学院两年内更换了5名教学秘书[4]。加 上部分领导和教师对教学秘书岗位重要性认识不够，所以引 进人才家属、新进硕士教师、实验员、辅导员等低学历低职 称新进人员成了教学秘书队伍的补充。但是这些人员大多都 干不多久就想办法调动到其他部门，或者不在教务本职工作 上下功夫，而一天到晚忙于上课、代课，努力想转为专职教 师或辅导员，尽早脱离教务秘书岗位。这些因素都使教学秘 书队伍不稳定，带来很大负面影响。
二、相应对策分析 1.进一步明确岗位职责，强化敬业精神。教学秘书工作 任务繁杂，细致明确的岗位职责是解决问题的主要途径。目 前二级学院教学秘书向上对接学校教务处的职能科室，向下 对接系中心教师和学生，工作涉及到教学管理的多个方面。
如果岗位职责不够明确，教学秘书所做的工作必然和教务办 主任、系主任乃至专任教师之间有交叉。因此，需要进一步 明确学院教学秘书的岗位职责，在协作中划分工作界限，则有利于教学秘书工作的开展，同时可以提升他们的责任感。
另一方面，学校和学院各级领导应更加重视教学秘书的管理 工作，加强二级学院教学秘书的职业道德、责任心和敬业精 神培养。完善教学秘书管理制度、加强教学秘书思想教育、 进行工作汇报和交流等多种措施，使他们不断调整积极的心 态、改进工作方法，提升自我服务意识和敬业精神，从而有 效避免职业倦怠。
2.进一步完善信息平台，提高工作效率。为了把教学秘 书从繁杂的日常事务管理中解脱出来，学校有必要更加充分 地利用互联网技术和移动信息平台，使管理者、教师和学生 都能从目前的信息化发展中受益。随着智能手机的普及，急 需在目前的网络教学管理系统基础上，进一步开发出稳定、 科学和好用的APP软件，使管理者、教师和学生不但能够在 计算机上自主完成而且能够在手机终端上完成常规教学事 务。同时进一步完善并利用信息化教学平台，如推行全部课 程网络辅助教学平台、推行校园教务信息查询打印机等。当 教师和学生能够多渠道获得教学信息并能方便快捷地完成 相关任务，比如学生能在计算机、手机或校园查询机上快速 查询教学基本信息，完成选课、交作业和打印成绩单等任务 时，他们到各二级学院直接找教学秘书的可能性就小了，对 于教师同样如此。通过进一步完善教学信息化管理平台，可 以大大减轻二级学院教学秘书的负担，提高教学秘书的工作效率，使之能够把更多的精力投入到教学建设和工作改进中。
3.进一步加强进修学习，提升业务水平。一旦教学秘 书从繁杂的日常事务中解脱出来，就可以进一步加强他们的 进修学习。一是完善并固化二级学院教学秘书培训制度。学 校和学院层面每学期为教学秘书提供1～2次外出培训或校 际交流的机会，2～3次校内培训或院级交流的机会，鼓励他 们参加专题培训，通过业务培训或者业务交流，可以开拓视 野和工作思路，缓解心理压力，从而进一步提升教学秘书的 教学管理能力。二是完善二级学院教学秘书学历提升制度。
学校和学院层面均要鼓励并支持工作优秀的教学秘书在职 攻读与其职业发展相关的教育学、心理学和管理学等相关专 业的高一级学位，在他们在职攻读学位期间给予适当照顾， 使他们在攻读学位的过程中不断提升自己的职业技能和业 务水平，从而为各二级学院的教学管理工作贡献力量。三是 加强二级学院教学秘书教学研究工作支持力度。可以结合各 二级学院工作实际，适当为教学秘书提供一定的专项课题， 使他们在学院教学管理和教学改革方面开展研究，或者有意 让他们在学院质量工程项目或教研教改课题中参与适当工 作，通过参与这些课题促进教学自身教学研究和管理水平的 提升。在项目研究过程中，鼓励教学秘书结合自身工作实践 总结成果，使他们在提升业务能力的同时树立荣誉感和自信 心，促使他们把教学管理工作提高到新的水平。4.进一步完善评价体系，打造专业化队伍。为了进一步 提升二级学院教学秘书的业务能力和工作主动性，需要多措 并举打造一支专业化的教学秘书队伍，并保持队伍的可持续 发展和稳定性。一方面要完善科学的教学秘书综合评价体系， 建立系统的评价指标对其进行定量和定性相结合的方式进 行考核，同时配套相应奖惩制度，促进工作顺利开展。另一 方面要尽可能地提高二级学院教学秘书的相关待遇，在学院 绩效工资分配方面向教学秘书岗位倾斜，同时实行岗位津补 贴、专项奖励等措施，充分调动工作积极性。同时要将教学 秘书的考评结果和职务职称晋升直接挂钩。对连续2～3年考 评优秀的教学秘书，即使他们处于较低的职务或职称，也应 结合其工作年限兑现相应职务或职称的待遇，实现低职高聘。
当然，对于考评结果差的人员，要对应降低其待遇并针对性 培训，努力提升其业务能力。只有这样，才能真正建设好一 支高水平的、愿意干、能干好的教学秘书队伍。
通过梳理二级学院教学秘书职业发展中存在一定问题 并实施相关针对性措施，可以逐步提升二级学院教学秘书的 职业素养、业务能力和工作效率，进一步促进教学秘书从“身 份管理”到“岗位管理”的转变，真正调动教学秘书的工作 积极性，消除职业倦怠，实现教学秘书队伍专业化，从而保 障各二级学院教学管理工作的顺利进行，进一步促进学院本 科教学管理水平和人才培养质量的提升。参考文献：
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