关于加强图书馆档案及文件资料管理的有效策略
关于加强图书馆档案及文件资料管理的有效策略 做好图书馆档案及文件资料管理,对实现图书馆的可持续发展具有十分重 要的现实意义。面对数字信息技术飞速发展的时代条件,作为图书馆珍贵的文献 资源,如何巧妙地实现纸质资源与电子资源双轨制管理的发展,创新图书馆工作 的服务层次,提升管理水平,这将成为加强图书馆档案及文件资料管理工作的有 效策略和努力方向。图书馆档案及文件资料的管理是图书馆管理工作的核心。不仅记录着 图书馆的工作内容及事业发展,也是由图书馆积累、具有保存价值的历史资料, 更成为考核评估图书馆工作人员业务技能的重要参照,也是图书馆内部各项工作 和馆外社会活动顺利展开的基础保障与有利条件。因此,必须引起领导层对图书 馆档案及文件资料管理工作的重视,完善管理制度;增强图书馆工作人员的安全 意识,提高工作人员的业务水平;做好图书馆档案文件资料的数字化管理和服务 层次的创新,强化图书馆资源循环利用的有效性[1]。为图书馆档案及文件资料 管理工作的正常运行保驾护航。
一、 加强图书馆档案及文件资料管理的必要性 图书馆档案及文件资料管理,是对收集到的图书馆管理档案和图书馆 业务档案进行整理加工,为图书馆日常管理工作提供参考数据。作为图书馆内部 信息控制系统,图书馆档案及文件资料管理的加强很有必要。
图书馆档案及文件资料管理是在日常工作中形成的图书馆真实历史 工作的原始业务记录,能够为图书馆馆建工作与图书馆可持续发展提供可靠的信 息来源,积极探索图书馆服务模式的同时,做好图书馆档案管理及文件资料管理 工作,也是深入开展图书馆服务工作、创新服务层次的有力保障[2]。图书馆档 案及文件资料管理工作对数据的科学分析及处理,奠定了图书馆业务统计分析比 对的基础,利用数字化网络平台,整合馆内与馆际间的文化资源,实现图书馆档 案资源的数字化融合服务[3]。不但能够从中改进图书馆日常工作方式,还能够 创新图书馆工作方法,利于工作人员的考核评估,有效提高图书馆档案及文件资 料管理的工作效率。图书馆的发展与管理工作的开展都是有迹可循、有规可依的, 在长期静态的信息资源累积中,通过先进技术设备加强图书馆科学管理、改革档 案及文件资料管理制度,进而为领导层决策与行业评价提供可借鉴的数值依据, 完善图书馆自身工作,帮助读者深入了解图书馆特色资源与服务设备,体验有层 次的创新化读者服务模式,还可促进信息时代的图书、档案、情报一体化研究[4]的理论建设。
二、 目前图书馆档案及文件资料管理存在的问题 目前现状来看,某些图书馆领导层对档案及文件资料管理工作不够重 视,甚至认为这项工作是“做起来次要,忙起来不要”的负担。因而,图书馆档案 及文件资料管理的基础工作没做到位,档案及文件资料管理信息化建设存在问题 诸多[5]。
基础工作不到位,数字信息化建设滞后。基础工作主要指档案及文件 资料的收集、整理和归档等。在这些前期准备工作中,存在有分类模糊、收集不 完整、存档期限界定等问题,很大程度上制约了图书馆档案及文件资料管理工作 的数字信息化建设,难以适应信息交流广泛的发展需求。
信息资源利用率低。许多图书馆档案资料仍然是纸质形式,档案信息 资源的有效利用率普遍走低。电子文件归档以其设备技术、即时共享、保存条件 等方面优越性得到档案管理工作人员的认同。信息化的档案资源简洁、高效,关 系到图书馆档案及文件资料管理工作的开展。也预示了图书馆档案及文件资料管 理工作朝向纸质文件与电子文件双轨制发展的趋势[6]。
缺乏制度约束。绝大多数图书馆档案及文件资料管理工作基本上处于 结构松散的状态,缺乏主动性,长期得不到应有的重视与人力财力的投入,档案 归档、编码、整理、信息利用、安全保护等都没有统一明确的规范[7]。甚至出 现档案资料残缺不全、丢失的情况,造成无法挽回的损失。
服务层次不明晰。传统的图书馆档案管理服务一般是工作人员进行信 息查阅,停留在原始人工的层面。面对图书馆档案及文件资料管理工作的双轨制 发展趋势,现代信息技术介入档案管理服务工作能够切实提高管理水平[8],规 范化图书馆档案管理,建立起档案信息资源使用者之间的沟通平台,才能有望明 晰与提升图书馆档案及文件资料管理的服务层次。
管理模式老化[9]。单一化的管理模式,使得图书馆档案管理建设滞 后于服务工作,依靠人工方式难以实现资源的有效整合,无法实现档案及文件资 料管理的“二次建档”。
管理人员的业务水平不高。部分档案管理人员甚至主管领导对图书馆 档案及文件资料管理的专业知识了解不深,自身职业素养不够,漠视档案管理工作,档案编码分类杂乱无章,有些领导对负责档案管理的部门随意安置,乃至有 无人看管档案的情况出现。