实施企业档案知识化管理新模式的策略
实施企业档案知识化管理新模式的策略 一、基于知识管理的企业档案管理新模式 知识经济时代，企业的战略资源是知识资源，企业的竞争优势来自于对知 识资源的有效开发和管理。如果能成功地将蕴藏在企业员工脑中和组织作业流程 中的隐性知识，以及分散在企业内部与外部的各种显性知识，进行有效地开发和 管理，企业的市场竞争力将会得到大幅提升。正因为如此，知识管理己经成为继 全面品质管理、企业流程再造、学习型组织之后，企业中最重要的管理课题。知识管理的概念，理论界和实务界有不同的认识。有学者认为，知识管理 就是运用集体的智慧提高应变和创新能力，是为企业实现显性知识和隐性知识共 享提供的新途径。资深知识管理专家Yogesh则认为，知识管理就是当企业面对日 益增长的非连续环境变化时，针对组织的适应性、组织的生存和竞争能力等重要 方面的一种迎合性措施。本质上，它包涵了组织的发展进程，并寻求将信息技术 所提供的对数据和信息的处理能力，以及人的发明创造能力这两方面进行有机的 结合。美国生产力和质量中心(APQC)认为，知识管理应该是组织一种有意识采 取的战略，它保证能够在最需要的时间将最需要的知识传送给最需要的人。这样 可以帮助人们共享信息，并通过不同的方式将其付诸实践，最终达到提高组织业 绩的目的。《AMT知识管理白皮书》指出，知识管理是“协助企业组织和个人借 助信息技术，围绕各种知识内容，实现其创造、储存、分享、应用和更新的过程， 并在企业、组织、个人业务战略以及经济绩效诸方面，形成知识优势和产生价值 的过程。” 由于企业面临的内外部环境的变化，企业档案管理经历了由史料管理范式 向信息资源管理范式，向知识管理范式的转变。在史料管理范式下，档案界将档 案作为一个实体来管理和研究，强调并突出档案的凭证价值和情报价值，并围绕 档案实体的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等形成了一套较为完整的档案 工作理论。20世纪80年代以来，随着信息论的传入，档案界纷纷转变传统的思维 模式和理念。无论是在学术研究领域还是在管理领域，人们都将档案视为一种“重 要的信息资源”，力图用信息资源的视角来研究和看待档案和档案工作。世纪之 交，随着知识经济的悄然兴起，知识管理应运而生。知识管理是信息管理的继承 和发展，是信息管理的高级阶段。面对这一新的际遇，档案资源在社会发展中的 重要性又一次在新的语境和观念中被诠释。从知识的来源、生产、存储、整理、 到知识的流通、传播、交流，以及知识的学习、利用、共享、评估等等，将构成一个完整的知识经济体系，而档案在这一体系中处于源头和基础地位。将档案信 息价值上升到知识层次逐渐被视为档案管理活动的首要目标。
笔者认为，“企业档案的知识管理范式”包含了下列基本思想内涵：
第一，以知识管理为导向创新和拓展档案管理内涵。档案管理应该以知识 管理为导向，将文件、档案视为企业重要的知识资源，将档案管理的关注点从文 件、档案实体转向文件、档案所蕴含的知识；
应该按照知识管理的要求，应用先 进的知识管理技术方法，创新、拓展文件、档案的收集、整理、鉴定和服务等各 项活动，从而提升档案管理的价值，提高档案管理的地位。
第二，在知识管理和信息网络环境下，档案管理必须率先实现由保管单位 到知识元的细化。知识元是知识管理的基本单位，它是表达技术诀窍、管理要素、 行政指令、基本原理和思想方法等等方面的基本元素。借助于计算机和网络通信 这两个强有力的工具，知识元管理变得比案卷管理更加轻松自如。同时，也解决 了案卷管理中的实际问题，使档案信息资源开发利用更加深入，对企业经营活动 辅助作用的成效也更为显着。
第三，既重视表达记录型显性知识的管理，也重视潜涵在记录背后的社会 记忆知识的挖掘；
既重视对人类脑力劳动成果的管理，也重视对脑力劳动成果形 成过程的管理；
当案知识管理不但要为用户提供相关的文献资料，更重要的是要 为用户千方百计地提供解决问题的答案(知识）。正如丽贝卡巴克利所说“我们不 需要更多的文献，我们需要的是更多的答案”，“毫无疑问，关注知识服务，是档 案管理理论与实践应该探讨的问题，它将是档案专业职能定位的新起点。” 二、企业档案管理对于知识管理的意义 (一)企业档案是企业重要的知识资源 知识管理关注的重点在于对知识的有效管理，通过建构一个知识管理系统， 将组织内外各种可得的有形、无形知识，有效地加以记录整理、分享应用以及再 造，使其不断地传承与创新，并以此增强组织的核心竞争力。企业档案是企业在 生产、经营活动中直接形成的原始记录，其构成以科技档案为主体，包括党群工 作、行政管理、计划统计、经营销售、物流管理、财务管理、人力资源管理等方 面的档案。作为企业生产、经营活动的真实历史记录，企业档案不仅记录了企业 发展的历史，而且记载了企业所形成和积累的知识。正如IBMLotus公司在其企业知识管理软件产品白皮书中所说的“文档是知识的容器，是己经物化的显性知 识，其中蕴涵了大量本企业的知识财产。适时地、不受地域和组织形式的限制获 得基于文档内容的知识，正是知识管理的一个主要目标。”从这个意义上说，作 为企业记忆的重要组成部分，企业档案是企业重要的知识资源。一个企业是否有 数量大、质量高的档案知识储备，往往是衡量这个企业科技水平高低的重要指标 之一。
(二)企业档案管理是企业实现隐性知识价值的途径 要实现良好的知识管理，企业除应善于掌握己知的显性知识外，还应能充 分开发和利用企业的高度个性化的隐性知识。隐性知识存在于企业的管理者、雇 员和客户的头脑中，存在于企业的工作过程和工作环境中。由于隐性知识通常是 企业最有价值的知识，而它又十分容易随着人员的离职、环境的变化等而造成流 失，因此，知识管理战略中的关键一点就是要设法使个人的隐性知识转化为企业 的知识。英国知识管理权威大卫斯卡姆认为，有两种辅助手段可以使个人的隐性 知识转化为企业的显性知识：使之转变为更显性的形式一文件、工艺流程以及数 据库等；
昔助更好的联络加强隐性知识的流动，从而使之更广泛地在企业内传播， 而不是潜伏在少数人心中。显然，这两种手段是有效地建立企业的档案保管制度 和做好保管工作的关键。如果我们通过有效的管理措施和方法，对企业员工在工 作中形成的经验和认识以及在工作的各个环节自然形成和产生的知识、数据、资 料、信息成品和半成品记录下来，形成企业的文件和档案加以保管并使其在企业 内流传，那么，我们便能克服隐性知识对企业个人和环境的依赖性，使易于流失 的隐性知识固化，使个性化的个人知识变为企业的共享知识，最终实现将隐性知 识转化为显性知识而最大限度地实现隐性知识的价值。
(三)企业档案是保护企业知识产权的有力武器 企业的知识产权主要是指企业拥有的专利权、商标权、着作权等，它是企 业知识创新的成果，是企业重要的无形资产和核心的知识资本。保护企业的知识 产权是维护企业合法权益、促进企业知识创新能力的重要保证，也是企业知识管 理的一项重要职责。企业档案真实地记录了企业进行知识创新活动的过程、内容、 结果，是企业拥有某一知识产权的法律凭证。当发生知识产权纠纷时，它们能起 到至关重要的凭证作用。例如：在产品申请发明、实用新型或外观设计专利发生 申请权纠纷时，产品档案中的技术协议书、委托书及相关合同文件往往能为纠纷 的解决提供有力的证据；
产品设计计算文件、产品图样、产品装配试验的技术条 件等文件是发生有关该产品的假冒、仿制等侵权纠纷时的有利证据。由此可见，企业档案是企业知识产权保护的有力武器。
三、企业档案知识化管理的实施策略 (一)拓展和完善企业档案管理职能 作为一种新的管理思想和方法，知识管理对企业战略、管理模式、业务流 程、营销体系、人力资源管理、信息管理等方面都会产生不同程度的影响。随着 企业知识管理的加强及信息技术的不断运用，对企业记忆的质量和水平提出了更 高的要求。因此，知识管理要求我们转变观念，将档案管理真正看成是企业知识 管理的重要组成部分，在企业知识管理的整体要求和规划下完善企业档案管理的 职能。
(二)再造档案管理业务流程 业务流程再造是指对组织中及组织间的工作流程与程序进行分析和再设 计。对企业档案管理业务进行流程再造，应把企业档案看作一个不可分割的文件 连续体，在业务流程上进行统一的设计。该流程包括文件从产生、运转、归档、 永久保存或销毁的全过程。这种新的业务流程不仅有助于加强企业的知识管理， 而且能强化企业各项业务管理工作的服务功能，提高整个企业的工作效率。在这 一流程中需要两种“嵌入”，即将业务活动的要求和档案管理的要求同时嵌人文件 管理系统中。在现代社会组织中，业务流程和信息流程是不可分割的，文件是机 构运转中最重要的信息流，也反映了该机构的业务流程。在文档一体化系统中把 这两个流程有机地融合起来，即在文件流程中体现业务流程的要求，或把业务流 程要求嵌人文件流程，可以减少流程的中间环节，提高流程中的并行程度与合作 程度，从而提高业务工作效率，改善文件质量。
(三)开发与应用档案管理新技术 随着企业信息化程度的提高，企业的生产、经营方式正逐渐走向自动化、 智能化。同时，电子商务等现代信息技术在企业中的应用，导致了大量电子化、 数字化文件的出现，这对企业的档案管理提出了新的挑战。传统的纸质档案管理 主要是针对档案的实体化管理，缺乏对档案信息资源的深人开发，所以很难适应 企业知识管理及信息化带来的挑战。信息技术在企业生产、管理中的大量应用， 为企业的档案管理提供了一个转变契机，促使企业档案管理从传统的实体管理向 运用信息技术，积极开发档案信息资源，挖掘档案中蕴涵知识的方向转变。目前，运用在知识管理中的主要技术有：数据仓库、群件、知识地图、超文本技术、元 数据等。因此，我们必须积极利用各种信息技术，开发具有数据分析和决策支持 的档案知识管理系统，推动企业知识管理水平的提高。
(四）强化档案知识智能化服务意识，实现知识共享 提供优质、高效的知识服务，实现知识共享是企业知识管理的最终目标。
企业的档案知识智能化服务可以通过建设企业知识仓库，提供知识导航、知识咨 询等方式实现。在日益发展的网络环境下，这种服务方式将被广泛采用。在企业 内部，可以通过构建企业内部网来实现知识的传递和共享。建立在网络互联基础 上的企业内部网，可以使企业内部原本各自封闭的信息孤岛互相连接起来，实现 知识的传递和共享。对于企业外部的知识传递，可以构建相应的企业外部网，实 现企业和客户、市场的知识交流。内部网的用户可以直接访问此系统，而外部网 和万维网的用户则可以通过档案管理部门的主页或者企业的站点，直接与知识服 务子系统链接，从而获得有效的档案知识服务。
作者：李玮